Vorteile mobiler Arbeitszeiterfassung - Zeiten erfassen per App

Arbeitszeiterfassung kann mühsam sein - muss sie aber nicht! Mit der richtigen Software wird das Erfassen von Arbeitszeiten zum Kinderspiel. Wir zeigen Ihnen alle Vorteile auf einen Blick!

03/24/2023

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3 Minuten

Der Beschluss zur Erfassung von Arbeitszeiten stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Zur Orientierung über die unterschiedlichen Möglichkeiten der Erfassung von Arbeitszeiten zeigen wir Ihnen heute die Vorteile mobiler Zeiterfassung via Apps.

Das Thema Zeiterfassung betrifft seit September 2022 aller Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Was genau Sie beachten müssen und was im Beschluss des Bundesarbeitsgerichts steht, erfahren Sie in unserem Beitrag Arbeitszeit erfassen, aber richtig: So klappt es mit der Umstellung.

Die wichtigsten Punkte fassen wir hier nochmal für Sie zusammen:

Wer muss die Zeiterfassung durchführen?

Alle Arbeitnehmenden sind selbst für die Erfassung ihrer Arbeitszeiten zuständig.

Wer kontrolliert die Erfassung von Arbeitszeiten?

Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, dass die Zeiten so erfasst werden, dass tatsächlich geleistete Stunden jederzeit nachgewiesen werden können. Die zuständigen Behörden können dies jederzeit überprüfen, auch wenn ein Verstoß gegen den Beschluss des BAG derzeit noch keine Ordnungswidrigkeit darstellt und erst eine Besserung gefordert werden muss.

Zeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit: Ist das weiterhin möglich?

Selbstverständlich! Ob der Arbeitgeber die Arbeitszeiten seiner Mitarbeitenden kontrolliert, ist ihm selbst überlassen. Lediglich die Erfassung ist Pflicht. Dies schließt auch Vertrauensarbeitszeit und Mobile Work mit ein.

Wie kann die Arbeitszeit erfasst werden?

Das BAG hat in seinem Beschluss keine klare Form der Erfassung festgeschrieben. Theoretisch ist also noch immer alles möglich – von der alten Excelliste bis zur Erfassung per App. Im Hinblick auf unsere sich schnell wandelnden Zeiten empfiehlt sich aber sicherlich eine mobile Erfassung, da hierbei Innen- wie Außendienst und Mitarbeitende im Büro ebenso wie zu Hause oder unterwegs gleichermaßen zugreifen können.

Was ist mobile Zeiterfassung?

Unter mobiler Zeiterfassung versteht man die Erfassung von Arbeitszeiten unabhängig vom Ort. Dies kann theoretisch auch mit Stift und Papier erfolgen. Deutlich moderner und fortschrittlicher ist allerdings die Realisierung durch mobile Apps für Smartphones oder Tablets. Es gibt aber auch Systeme mit Spezialgeräten oder Anwendungen bei denen der Nutzer sich mit einer PIN, einer TAN, seinen biometrischen Daten oder einem RFID-Chip ausweisen muss.

Mobile Zeiterfassung: die offensichtlichen Vorteile

Die Erfassung von Arbeitsstunden kann viel bürokratischen Aufwand bedeuten, wenn man dies händisch und in Papierform umsetzen möchte. Zudem werden Mitarbeitende, die nicht an einem festen Arbeitsort eingesetzt sind dadurch recht schnell benachteiligt, denn Arbeitszeiten müssen dann gemerkt oder notiert und nachgetragen werden.

Aber auch Führungskräfte haben es mit analoger Zeiterfassung deutlich schwieriger als mit digitalen Lösungen. Sie können nicht auf automatische Auswertungen zurückgreifen, es gibt keinen einfachen Überblick geleisteter Stunden je Mitarbeiter, Krankheits- und Ausfalltage sind nicht simpel einzusehen und die gesamte Einsicht der Daten ist ortsabhängig.

Warum also beschränken, wenn es auch einfache und mobile Lösungen gibt?

7 Vorteile der mobilen Zeiterfassung auf einen Blick:

Genauigkeit: Die Erfassung via eines mobilen Tools ermöglicht einfaches Einstempeln, Ausstempeln, Erfassen von Pausenzeiten und Ausfalltagen mit nur wenigen Klicks.

Automatisierung: Unterschiedliche Applikationen bieten unterschiedliche Möglichkeiten die Erfassung zu automatisieren. Dies kann neben einem automatischen Abzug der Pausenzeiten auch den Start und das Ende der Arbeitszeit betreffen. Einmal eingerichtet spart dies Zeit und kann zu weniger Fehlern in der Erfassung führen.

Flexibilität: Besonders wichtig für Mitarbeitende, die nicht immer am selben Ort eingesetzt sind. Durch eine mobile Zeiterfassung können die Zeiten ortsunabhängig direkt im System eingetragen werden.

Personalisierung: Besondere Anforderungen und Bedürfnisse können durch die meisten mobilen Tools abgebildet werden. Darunter fallen Teilzeitarbeiten ebenso wie gesonderte Pausenzeiten, Fahrtzeiten und vieles mehr.

Übersichtlichkeit: Mobile Tools sind häufig sehr übersichtlich und bieten sowohl Mitarbeitenden als auch Führungskräften die Möglichkeit einfacher Auswertungen, um so alles im Blick zu behalten.

Datensicherheit: Das Thema Datensicherheit ist abhängig vom jeweiligen Anbieter. Auch mit unserer Software fürs Handwerk towio können Arbeitszeiten erfasst werden. Die Daten liegen dabei verschlüsselt auf Servern in Deutschland und unterliegen somit der DSGVO.

Integration: Einige Anbieter punkten durch die Möglichkeit die Arbeitszeiten zu einzelnen Projekten oder Kunden zuzuordnen. Dies steigert die Effizienz in vielen Arbeitsabläufen.

All diese Vorteile werden in towio, unsere Software fürs Handwerk kombiniert. Erfahren Sie unter www.wuerth.de/zeiterfassung alles, was Sie wissen müssen.

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