Herausforderung
Eines der größten Probleme, mit dem sich die Einkaufsabteilung und die Finanzabteilung auseinandersetzen müssen, ist der Austausch von Dokumenten zwischen Unternehmen und Lieferanten.
In der Regel werden Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine etc. in Abhängigkeit von den verschiedenen Systemen, die die einzelnen Lieferanten für die Auftragserfassung und die Ausstellung von Dokumenten nutzen, auf dem Postweg, per Fax oder E-Mail übermittelt.
Die Übermittlung von Dokumenten in Papierform zieht in einem Unternehmen viele zeitaufwendige und fehleranfällige Tätigkeiten nach sich, wie die Übertragung der Informationen aus der Papierform in das Verwaltungssystem des Unternehmens, der Verlust eines steuerlich notwendigen Dokuments und die Archivierung.
Die Verwendung von Papierdokumenten verschlingt viel Zeit und verursacht eventuelle Verzögerungen im Handelsverkehr.
Lösung
Die Lösung für die Probleme und Verzögerungen, die durch die Verwendung von Papierdokumenten verursacht werden, nennt sich EDI – Electronic Data Interchange: eine Informationstechnologie, mit der standardisierte Nachrichten ohne menschliche Intervention zwischen Informationssystemen ausgetauscht werden können.
Nachdem Sie Würth über Ihr Verwaltungssystem einen entsprechenden Auftrag geschickt haben, kann Ihr Unternehmen mit EDI alle Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und andere Dokumente in elektronischer Form direkt in Ihrem System empfangen und verwalten, anstatt diese in Papierform handhaben zu müssen, zum Nutzen der Einkaufsabteilung, der Finanzabteilung und der Verwaltung.
Würth stellt Ihnen auf Wunsch folgende Daten in elektronischer Form zur Verfügung:
- Lieferschein für eine Automatisierung des Wareneingangs
- Einzel- und/oder Sammelrechnungen für einfachere Einkaufskontrollen und Zahlungen
- explizite Abfragen, wie Listen der Einkaufsbewegungen
- bidirektionale Informationsflüsse, wie die Auftragsbestätigung
Vorteile
Im Vergleich zu traditionellen Verfahren für die Erstellung und den Austausch von Handelsdokumenten ermöglicht EDI einen automatischen, kontinuierlichen und exakten Abgleich der geschäftlichen und steuerlichen Situation zwischen Kunde und Lieferant in Echtzeit und erspart den involvierten Abteilungen zeitaufwendige Tätigkeiten mit geringem Mehrwert.
EDI bietet unter anderem folgende Vorteile:
- starke Reduzierung menschlicher Intervention
- Vermeidung von manuellen Fehlern
- größere Zuverlässigkeit und Genauigkeit der ausgetauschten Informationen
- größere Zuverlässigkeit und Genauigkeit bei der Dokumentenverwaltung und -archivierung
- Einsparung von Zeit und Bearbeitungskosten
- Abschaffung von Papierunterlagen und damit verbundener Kosten
- schnellerer Handelsverkehr
Umsetzung
Die IT-Techniker des Kunden müssen sich lediglich mit den IT-Technikern von Würth in Verbindung setzen, um die Inhalte, Formate, Zeiten und Modalitäten der Datenübermittlung zu definieren.