Inventur: Tipps und digitale Tools, mit denen sie schneller klappt
Warum müssen Handwerksbetriebe eine Inventur durchführen? Wie lässt sich der Ablauf beschleunigen? Was bringt eine digitale Lösung? In diesem Beitrag geben wir Tipps und zeigen den Weg zur effizienten Inventur.
02/05/2024
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Zählen, Messen, Wiegen: Die Inventur ist ein gesetzlich vorgeschriebener Realitätsabgleich, bei dem Unternehmen ermitteln müssen, welche Vermögensgegenstände sie besitzen und wie viele Verbindlichkeiten sie haben. Die Bestandsaufnahme kostet Handwerksbetriebe viel Zeit und manchmal Nerven. Wir zeigen, wie Sie Ihre Inventur schneller und mit weniger Aufwand hinter sich bringen – und welche hilfreiche Rolle dabei digitale Tools spielen können.
Die Inventur ist rechtlich betrachtet ein Teilbereich der Buchführung. Deren ordnungsgemäße Durchführung ist im Handelsgesetzbuch (HGB) festgehalten, das für alle im Handelsregister eingetragenen Betriebe gilt. Das HGB ist die grundlegende Basis für unser gesamtes Geschäftsleben. Wie die alljährliche Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung folgt die Inventur den offiziellen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB). Diese sind teilweise im Steuerrecht verankert, teilweise allgemein gültige Grundsätze, die es nicht schriftlich gibt.
Bei der Inventur müssen nach § 240, Abs. 1 HGB alle betrieblichen Vermögensgegenstände in einem Inventar genau aufgezeichnet und im Einzelnen bewertet werden – also vom Akkuschrauber bis zum Zollstock. Geht es um Zahlen, also Einnahmen, Forderungen, Schulden, können schriftliche Nachweise vorgelegt werden, also etwa Kontoauszüge.
Worauf bei der Inventur zu achten ist, damit sie anerkannt wird, steht ebenfalls im HGB. Zu den Grundsätzen gehören etwa die Richtigkeit (§ 239, Abs. 2) und die Vollständigkeit (§ 246, Abs. 1) der Bestandsaufnahme. In §252 HGB ist zudem geregelt, dass die Inventur kontinuierlich erfolgen muss.
Wie die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung ist die Inventur in der Regel zum Abschluss des Geschäftsjahres zu erstellen. Man spricht dann von einer Stichtagsinventur. Bei der verlegten Inventur erfolgt die Be-standsaufnahme in Lager und Buchhaltung drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Bilanzstichtag.
Rechtlich sicher kann auch eine Stichprobeninventur (§241, Abs. 1 HGB) sein. Sie muss festgelegten mathematisch-statistischen Methoden folgen, denn hier wird aus Proben auf den Gesamtbestand hochgerechnet. Durchgeführt wird die Stichprobeninventur überwiegend von Großunternehmen. Denn sie ist nur gestattet, wenn „hochwertige Gegenstände“ den größten Teil des zählbaren Inventars ausmachen. In diesem Fall werden diese erfasst und vom restlichen Bestand kann eine Hochrechnung gemacht werden. Salopp formuliert: Wenn ich 200 Laster auf dem Hof stehen habe, muss ich Akkuschrauber und Zollstock nicht auch noch zählen.
Bei einer permanenten Inventur (§ 241, Abs. 2 HGB) erfolgt die Bestandsaufnahme an einem beliebigen Tag und wird von diesem an laufend fortgeführt. Datum der Inventur ist der Stichtag der Bilanz. Pflicht bei der permanenten Inventur ist es, ein Lagerbuch zu führen. Außerdem müssen Belege zu allen Zu- und Abgängen im Lager aufbewahrt werden.
- Gut vorbereiten: Vor dem Start ist zu klären, wer die Inventur durchführt und ob zusätzliche Mitarbeitende benötigt werden. Termin und Dauer der Inventur sollten ebenfalls klar sein. Sehr hilfreich ist es, benötigte Materialien wie Pläne und Inventurlisten frühzeitig zu prüfen und vorzuhalten – dann kann es am Stichtag sofort losgehen.
- Überblick verschaffen: Mit Hilfe einer Checkliste und einer Skizze der Lagerräume können Sie die zu kontrollierende Fläche abarbeiten und Häkchen setzen, wo bereits inventarisiert wurde.
- Zuerst aufräumen: Stolperfallen und unübersichtliche Ecken sollten für klare Sicht beseitigt werden.
- Fehlern vorbeugen: Insbesondere am Ende von Inventurtagen kommt es zu Fehlern beim Zählen, Wiegen, Messen. Fördern Sie Konzentration und Aufmerksamkeit, etwa mit regelmäßigen Pausen und indem Sie Getränke und Snacks bereitstellen. Damit beugen Sie auch Frust bei den Mitarbeitenden vor.
- Vier-Augen-Prinzip anwenden: Stehen die Ergebnisse fest, sollten Sie diese nicht nur selbst unter die Lupe nehmen. Insbesondere gilt: Fallen größere Differenzen auf, sollten die Zahlen nochmals geprüft werden.
Digitale Helfer sind für eine effiziente Inventur heutzutage fast unverzichtbar. Soll die Bestandsaufnahme schnell und fehlerfrei gelingen, empfiehlt sich der Einsatz spezieller Software-Lösungen. Insbesondere, wenn man das ganze Jahr bereits Betriebsmittel z.B. mit der digitalen Betriebsmittelverwaltung ORSY®online verwaltet, lässt sich die Inventur deutlich beschleunigen. Das gilt im besonderen Maße, wenn beim Lagermanagement bereits ORSY®Regalsysteme und der dazugehörige Barcode-Scanner mit Inventur-Option eingesetzt werden.
Die Vorteile auf einen Blick:
- einfache Verwaltung Ihres Geräteparks – komplett und transparent
- für alle Betriebsmittel einsetzbar
- leicht zu bedienen, auch auf Smartphone oder am Rechner
- Daten sind sicher auf DSGVO-konformen Servern in Deutschland
ORSY®online hält fest, wo sich Ihre Betriebsmittel befinden und welcher Mitarbeitende aktuell welches Gerät nutzt. Prüfberichte und Wartungsintervalle lassen sich speichern und verwalten. Über automatisch versandte E-Mails bleiben Sie immer auf dem Laufenden. Prüfprotokolle und -berichte sind griffbereit digital abgelegt. Am Inventurtag werden die Betriebsmittel gescannt, dadurch können Fehler beim Erfassen von Hand von vornherein vermieden werden.
Eine Inventur mag lästig sein. Aber es gibt Möglichkeiten, sie so zu gestalten, dass sie den laufenden Betrieb kaum beeinträchtigt. Wir empfehlen, es auf digitalem Weg zu versuchen und bieten entsprechende Leistungen an. Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch rund um Ihre Betriebsmittelverwaltung. Sie profitieren nicht nur bei der alljährlichen Bestandsaufnahme, sondern ebenso im Alltag. Etwa mit unserer Handwerker-Plattform towio. Sie bietet neben der Anbindung der Betriebsmittelverwaltung ORSY®online weitere Apps, die Ihnen den Alltag erleichtern – von der Buchführung bis zur Dokumentation auf der Baustelle.