Die E-Rechnung: Pflicht und Vorteile im Überblick

Warum müssen Unternehmen umstellen? Welche Vorteile bringt die E-Rechnung?

Deutschland soll digitaler werden, oder wie es der Gesetzgeber formuliert: „Durch die E-Rechnung soll die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft gefördert werden.“ Grundlage ist das so genannte Wachstumschancengesetz, das am 28. März 2024 in Kraft trat. Es zielt darauf ab, die deutsche Wirtschaft durch steuerliche Entlastungen und Bürokratieabbau zu stärken und Investitionen und Innovationen zu fördern. Dazu vereinfacht die E-Rechnung die Prozesse im Rechnungswesen.

Die Vorteile der E-Rechnung:

• Effizienz: Rechnungsdaten müssen nicht mehr manuell erfasst werden. Das spart Zeit und verhindert Fehler.
• Kostensenkung: Digitale Rechnungen lassen sich ohne Medienbrüche weiterverarbeiten. Papierrechnungen und deren Erfassung entfallen.
• Sicherheit und Transparenz: Strukturierte E-Rechnungen sind manipulationssicher und nachvollziehbar.
• Automatisierte Archivierung: Die Ablage erfolgt digital und ohne zusätzlichen Aufwand.
• Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier und Postwege schont die Umwelt und senkt Kosten.

Formate für E-Rechnungen: ZUGFeRD, XRechnung, Peppol-BIS-Billing

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer visuellen Darstellung der Rechnung für den Menschen in Form eines PDF/A-3 sowie maschinenlesbaren, strukturierten Daten im XML-Format im Anhang des PDFs. Der Name ZUGFeRD ist ein Akronym, also eine Abkürzung, die aus den Anfangsbuchstaben mehrerer Wörter besteht und als eigenes Wort ausgesprochen wird. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.

Eine XRechnung ist ein strukturierter, einheitlicher XML-Datensatz, der elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Das Format ist für einen bestimmten Kundenkreis bindend: XRechnung ist der Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern und setzt die europäische Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland um. Für die Übermittlung an Behörden ist eine Leitweg-ID erforderlich. Die Leitweg-ID ist die elektronische Adresse einer Verwaltungsbehörde und ein eindeutiges Kriterium für die Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung. Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Stellen senden, erhalten die Leitweg-ID vom Rechnungsempfänger. Übrigens: Auch nichtöffentlichen Auftraggebern kann eine XRechnung bereitgestellt werden – dann entfällt Leitweg-ID.

Peppol-BIS-Billing ist das Rechnungsformat nach EN16931. Es kann ausschließlich über das Peppol-Netzwerk empfangen werden. Der Rechnungsempfänger benötigt einen Accesspoint, dieser wird meist über einen Dienstleister bereitgestellt. Peppol (ursprünglich für „Pan-European Public Procurement OnLine“) ist eine internationale Infrastruktur der Non-Profit Organisation OpenPeppol zur Standardisierung und Vereinfachung öffentlicher Beschaffungsprozesse. Peppol-BIS-Billing ist empfehlenswert für große, international tätige Unternehmen.

Welches Format ist das richtige für mein Unternehmen?

WÜRTH stellt Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD, XRechnung und Peppol-BIS-Billing aus. Für KMU (kleine und mittelständische Unternehmen) sind ZUGFeRD-Rechnungen empfehlenswert: Das hybride Format besteht aus zwei Teilen, einem PDF, das für Menschen lesbar ist sowie einer XML-Datei, die maschinenlesbar ist. Der Empfang von ZUGFeRD-Rechnungen ist einfach: Sie benötigen nur eine E-Mail-Adresse!

XRechnungen bestehen im Gegensatz zur ZUGfERD-Rechnung nur aus einem Datensatz, der „übersetzt“ werden muss, um für einen Menschen lesbar zu sein. Übertragen auf den Alltag und stark vereinfacht kann man die XRechnung mit einem Barcode vergleichen: Auch der Barcode beinhaltet Informationen, die ein Mensch nicht „lesen“, also visualisieren kann. Zur Visualisierung von XRechnungen ist ein ERP-System erforderlich.

Ein ERP-System ist eine „Handwerkersoftware“, ERP steht für „Enterprise Resource Planning“. Es ermöglicht Unternehmen, Geschäftsprozesse effizient zu integrieren und zu automatisieren. Es hilft dabei, verschiedene Abteilungen wie z.B. Finanzen, Einkauf, Lager, Vertrieb, Produktion und Personalwesen in einem zentralen System zu verbinden und die Kommunikation sowie den Informationsfluss zwischen allen Bereichen zu verbessern. Würth unterstützt seine Kunden mit dem ERP-Finder bei Auswahl der richtigen Software. Geben Sie einfach Ihre Branche, Betriebsgröße Sowie den Funktionsumfang der gesuchten Lösung an. Der ERP-Finder ermittelt die am besten zur Auswahl passenden Systeme.