Effiziente C-Teile-Versorgung dank elektronischer Beschaffung

Die Realität im Lager vieler Handwerksunternehmen

Als Matthias Schäfer als neuer Einkäufer zur Firma Eugen Krieger kam, fand er dort ein Lager vor, wie man es aus vielen Handwerksbetrieben kennt: Der Lagerplatz war knapp und vielfach durch Artikel belegt, die gar nicht regelmäßig zum Einsatz kamen. Oft reichte die Zeit nicht aus, die Kartons mit Verbrauchsmaterial nach deren Lieferung auszupacken und an ihre dafür vorgesehenen Plätze in die Regale zu stellen. Monteure wurden direkt aus den Versandkartons versorgt. Grundsätzlich funktionierte das auch. Rund 130 Mitarbeiter starteten jeden Morgen mehr oder weniger vollständig ausgestattet vom Firmensitz in Bruchsal zu ihren jeweiligen Baustellen. Was fehlte, wurde unterwegs beschafft, zum Beispiel in der nächsten Würth Niederlassung. Materialreste und Werkzeuge, die abends zurückkamen, wurden abgelegt, wo eben Platz war. Einmal pro Woche, wenn Würth Verkäufer Markus Peppel vorbeikam, verschaffte man sich einen Überblick über den ungefähren Bestand und bestellte, was „nach Sichtmaß“ gerade benötigt wurde. Manchmal fand sich dann doch noch ein Vorrat des eben bestellten Artikels an anderer Stelle im Lager. „Das war dann auch nicht so schlimm, Würth Produkte werden ja nicht schlecht“, schmunzelt Matthias Schäfer.

„Wenn ein 3-Mann-Trupp kurz mal einen 20-Minuten-Stopp einlegt, um ein Päckchen Schrauben zu holen, verliert man locker eine Stunde. Und es war ja nie nur ein Team, das sich zusätzliches Material beschaffen musste. Sie können sich leicht ausrechnen, wie viel Arbeitszeit und Geld da pro Monat und Jahr auf der Strecke bleiben.“

In 4 Monaten von der Idee zum Go-Live

Tobias Ackermann ist einer der Würth E-Business-Spezialisten. Er berät Würth Kunden individuell auf Basis ihrer bereits bestehenden Systeme, welche Lösungen möglich und sinnvoll sind. Für die Firma Eugen Krieger bot sich eine direkte Anbindung ihres vorhandenen Warenwirtschaftssystems an das Würth Bestellsystem an. Gemeinsam mit dem IT-Spezialisten des Warenwirtschaftssystems wurden die entsprechende Schnittstellen angepasst und die erforderlichen Artikelinformationen per Datanorm-Datei eingespielt. Hierfür hatten Würth Verkäufer Markus Peppel und Matthias Schäfer zunächst einmalig rund 150 Artikel als Standardbestand festgelegt. „Es war wirklich hilfreich, dass mit Herrn Ackermann und dem IT-Spezialisten unseres Warenwirtschaftssystems zwei Profis am Tisch saßen, die genau wussten, worauf es ankommt“, erzählt Herr Schäfer. Auch der E-Business-Spezialist von Würth bestätigt dies: „Unsere Erfahrung zeigt, dass sich viele Betriebe an elektronische Anbindung nicht ran trauen, weil sie sich selbst mit den technischen Details nicht auskennen. Das macht jedoch gar nichts. Wie im Falle von Eugen Krieger setzen wir uns direkt mit einem Spezialisten des Warenwirtschaftssystems zusammen und stimmen die einzelnen Schritte mit ihm ab. Der Kunde ist natürlich immer dabei.“ Innerhalb eines Monats nach dem ersten Termin waren die Artikelinformationen verfügbar, drei Monate später ging das System live.

Auf Wunsch kann sogar der komplette Prozess bis hin zur Bezahlung vollständig it-gestützt abgebildet und durchgeführt werden. Dank der bereits in den Artikelinformationen hinterlegten FiBu-Konten wird automatisch richtig verbucht. Dabei spielt es für das System keine Rolle, über welchen Kanal bestellt wird. Ob über die elektronische Anbindung, den Würth Online-Shop oder direkt beim Verkäufer: Alle Bestellungen werden im System gebündelt. „Wenn ich möchte, pflegt sich mein Lager ganz von alleine“, freut sich Schäfer heute. Beim Einräumen der gelieferten Produkte wird lediglich noch abgeglichen, ob die tatsächlich gelieferte Menge mit den Daten im System übereinstimmt.

Mehr Transparenz durch die digitalisierte Warenausgabe

Die technischen Möglichkeiten, die eine direkte Anbindung und die Verwendung des Scanners mit sich bringen, nutzt die Firma Eugen Krieger nun auch zur Warenausgabe. Wenn morgens die Monteure das Material für ihre Tour abholen, werden zunächst die ausgegebenen Artikel, dann die Mitarbeiter gescannt. „Wir haben uns dafür entschieden, die Artikel direkt auf die Mitarbeiter zu buchen, da manche Gebrauchsgegenstände wie etwa Schaufeln für mehrere Projekte zum Einsatz kommen“, so Matthias Schäfer. „Damit hat sich in kürzester Zeit ein erfreulicher Nebeneffekt eingestellt: Durch das Bewusstsein der Mitarbeiter, dass wir transparent dokumentieren, wer was erhalten hat, ist mehr Achtsamkeit im Umgang mit dem Firmeneigentum festzustellen.Matthias Schäfer blickt zufrieden auf ein aus seiner Sicht sehr erfolgreiches Projekt. Die Firma Eugen Krieger hat nun ein übersichtliches Lager, das sich im Prinzip von selbst pflegt. Herr Schäfer ist in der Lage, in Echtzeit die aktuellen Bestände und Verbrauchszahlen abzurufen. Dennoch hat er jederzeit die Möglichkeit, manuell in die hinterlegten Prozesse einzugreifen. Vor allem aber hat er Zeit! Zeit, sich um die Dinge zu kümmern, die dem Unternehmen wirklich Geld sparen, wie etwa die Konditionen für den 250 Fahrzeuge und Baumaschinen umfassenden Fuhrpark oder die Konditionen mit den Elektrolieferanten zu verhandeln. „Aus meiner Sicht gehört dieser Art der Beschaffung, also automatisiert, auf elektronischem Wege, ganz klar die Zukunft“, so der Einkäufer. Und für die Zukunft hat er schon viele Pläne: „Wir werden im nächsten Schritt unseren Standardbestand sukzessive auch um solche Produkte erweitern, die seltener gebraucht werden, um die Beschaffungskosten im C-Teile-Bereich so weit wie möglich zu reduzieren.“ Und dann gilt es, aus den gesammelten Verbrauchsdaten Erkenntnisse abzuleiten, anhand derer die Einkaufsprozesse bei Eugen Krieger weiter optimiert werden. Auf die Unterstützung durch seinen Würth Verkäufer Herrn Peppel und den E-Business-Spezialisten Herrn Ackermann kann er dabei auf jeden Fall zählen.