Elektronische Beschaffung: Schritt für Schritt zur schnellen Anbindung
Nutzen Sie Ihr ERP-System, Dealer Management System oder Ihre Plattform optimal: Digitalisieren Sie Ihre Beschaffung und optimieren Sie Ihre Prozesse – wir zeigen Ihnen, wie es geht mit den E-Procurement Lösungen von Würth.
10/13/2024
Lesezeit
3 Minuten
In Ihrem Handwerksbetrieb stapeln sich immer noch Papierberge obwohl Sie ein Verwaltungssystem im Einsatz haben? Dann haben Sie Ihr System vermutlich noch nicht vollständig ausgeschöpft. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ihre Papierberge minimieren, Prozesse optimieren und Ihre Beschaffung digitalisieren können.
Elektronische Beschaffung: Mehr als nur ERP
Bei der digitalen Beschaffung geht es im Wesentlichen um die Bereitstellung und Übermittlung von Daten. Dealer Management Systeme (DMS), ERP-Systeme und Plattformen ermöglichen durch Schnittstellen eine vollständige Automatisierung des Datenaustauschs. Dies umfasst nicht nur Auftragsbestätigungen und Rechnungen, sondern auch Bestellungen und Lieferscheine.
Vorteile der Nutzung unserer Schnittstellen
Wenn Sie bereits ein System im Einsatz haben, können Sie unsere Schnittstellen nutzen, um Ihren Einkauf zu optimieren. Es gibt zwei Hauptschnittstellen, die Sie verwenden können:
EDI (Electronic Data Interchange):
Diese Schnittstellen ermöglichen den Austausch von Dokumenten wie Auftragsbestätigungen und Rechnungen direkt in Ihrem System. So müssen Sie diese nicht erst aus einer E-Mail als PDF abspeichern.
Elektronische Kataloge:
Wir unterscheiden hier zwischen statischen Katalogen und dynamischen Katalogen.
Statische Kataloge sind Dateien, die Ihnen von Ihrem Lieferanten zur Verfügung gestellt werden. Sie übertragen diese dann in Ihr System. Statische Kataloge enthalten neben Artikelnummern und Bezeichnungen auch Verpackungseinheiten, Preise und weitere Produktinformationen. Bei statischen Katalogen bedarf es eines regelmäßigen Katalogupdates.
Dynamische Kataloge stellen Ihnen die Katalogdaten in Echtzeit zur Verfügung. Diese werden auch als Punchouts bezeichnet.
Welche Voraussetzungen sind nötig? Und was ist ein Verwaltungssystem? Hier finden Sie alle Infos.
Schritte zur digitalen Beschaffung
Unsere Spezialisten für digitale Beschaffung begleiten Sie Schritt für Schritt:
Schritt 1: Bestandsaufnahme
Zunächst analysieren wir den Beschaffungs- und Verwaltungsprozess Ihrer Lieferanten. Nutzen Sie bereits ein Verwaltungssystem? Falls die Lieferantenverwaltung im Verwaltungssystem erfolgt, prüfen wir den Umfang und das eingesetzte Verwaltungssystem. Sind Würth Artikelinformationen oder Katalogdaten vorhanden? Handelt es sich um statische Daten wie Datanorm oder Excel-Import, oder gibt es bereits eine Integration in den Würth Onlineshop?
Wir analysieren Ihren gesamten Beschaffungsprozess: Wo entsteht der Bedarf, wie werden Projekte angelegt und Bestellungen erfasst? Gibt es Lagerhaltung, und wie werden C-Teile verwaltet? Zudem prüfen wir, ob Folgebelege wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen elektronisch verarbeitet werden. Die Optimierungspotenziale liegen dabei vor allem in der Automatisierung und digitalen Zusammenarbeit mit Lieferanten.
Schritt 2: Identifikation der passenden Lösung
Nun sind Sie gefragt: Formulieren Sie Ihre Anforderungen basierend auf den bisherigen Abläufen. Wo sehen Sie Optimierungsbedarf? Oft geht es darum, Fehler zu vermeiden und Abläufe zu beschleunigen. Gemeinsam identifizieren wir die passenden Lösungen. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir ein Zielbild und einen Projektplan, um die digitalen Lösungen zu finden, die Ihre Beschaffung optimieren. In manchen Handwerksbetrieben werden Bestellanforderungen noch handschriftlich notiert, was zu Fehlern führen kann. Eine elektronische Prüfung hilft: Ist die richtige Ware angekommen? Stimmt die Rechnungssumme? Solche Fragen lassen sich bei der digitalen Beschaffung sofort und ohne mühsamen Abgleich beantworten.
Schritt 3: Prüfung der Kundenanforderung
Wir prüfen, ob Ihre Anforderungen im zukünftigen Prozess abgebildet werden können. Dabei nutzen wir unsere langjährige Erfahrung aus Projekten mit verschiedenen Verwaltungssystemen. Wir greifen auf unsere Erfahrungen und die unserer Kooperationspartner zurück. Bei neuen Anbietern oder speziellen Anforderungen benötigen wir Ihre Unterstützung und die Ihres Systemhauses.
Schritt 4: Umsetzung der Kundenanforderung
Sind Ihre Anforderungen realisierbar, beginnen wir direkt mit der Umsetzung. Dies erfolgt durch das E-Procurement Projektmanagement-Team von Würth und einen definierten Ansprechpartner auf Kundenseite. Oft wird die Einrichtung auch direkt mit dem Softwareanbieter des Verwaltungssystems durchgeführt.
Die Dauer der Einrichtung hängt vom Umfang der Anforderungen ab. Bei standardisierten Datenformaten läuft der Prozess bereits nach wenigen Tagen.
Schritt 5: Projektabschluss und laufender Support
Nach der Integration des neuen Beschaffungs- und Verwaltungsprozesses betreuen wir Sie weiterhin. Das System läuft in der Regel reibungslos, sobald es eingerichtet ist. Auch wenn Sie bereits eine Lieferantenplattform nutzen, wird Würth einfach als weiterer Lieferant integriert – für mehr Komfort im Handwerk. Wir sind stets bestrebt, die Prozesse weiter zu optimieren und neue Schnittstellen oder Belege einzurichten.