Digitale Beschaffung: Das brauchen Sie für den Start

Titelbild Digitale Beschaffung: Das brauchen Sie für den Start

Elektronische Beschaffung

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Die digitale Beschaffung spart Zeit und Geld, verringert die Fehlerquote bei Bestellungen und erleichtert die Archivierung. Drei gute Gründe für Handwerker, sich für eine elektronische Lösung zu entscheiden. Wir sagen Ihnen, wie der Start ganz einfach gelingt.

Bestellung per App über das Tablet

Julian Kniebes, E-Business-Spezialist bei Würth, fasst die Anforderungen seines Jobs ganz einfach zusammen:

„Ein Handwerksbetrieb will schlicht die richtigen Produkte in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort haben.“

Der klassische Ablauf der Beschaffung lässt sich dabei längst elektronisch abbilden – von der Bestellung über Auftragsbestätigung und Lieferschein bis zur Rechnung. Um ein zeitraubendes und fehleranfälliges „Hand-am-Arm“-System zu ersetzen, braucht ein Handwerksbetrieb laut Kniebes nur zwei Dinge: „einen Internetzugang und ein ERP-System“.

Die digitale Beschaffung von Würth dockt an das ERP-System des Handwerksbetriebs an, um die Abläufe möglichst einfach zu gestalten. Aber was ist eigentlich ein ERP-System? Hier einige grundlegende Informationen:

Das ERP-System: Organisieren, Steuern, Optimieren

ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning. Ganz grundlegend wird darunter alles verstanden, was anfällt, wenn Ressourcen im Unternehmen gesteuert werden müssen. Wobei zu den Ressourcen das Kapital und die Mitarbeiter zählen, aber eben auch die Betriebsmittel. Alle Ressourcen sollen möglichst sinnvoll eingesetzt werden. Darüber wird in Handwerksbetrieben ständig nachgedacht, eine Software-Lösung hilft dabei. Wird ein ERP-System gut eingesetzt, hat dies folgende positive Effekte:

  • Organisatorische Abläufe und Strukturen im Betrieb werden verbessert.
  • Das Unternehmen passt sich schneller an Veränderungen an.
  • Die Geschäftsprozesse werden optimiert.

Das ERP-System lässt seinen Nutzer agieren wie einen Piloten im Cockpit: Er kann Informationen abrufen und Abläufe steuern. Als Basis benötigt das System dafür eine zentrale Datenverwaltung. Es unterstützt Geschäftsprozesse, bildet diese ab, optimiert und dokumentiert sie. Da Informationen und Anwendungen ins ERP-System integriert sind, lassen sich Arbeitsabläufe deutlich schlanker und einfacher gestalten.

Online Beschaffung über Tablet

ERP-Einsatz in der Beschaffung

Das gilt auch für die Beschaffung, erläutert Julian Kniebes. Soll ein Produkt bei Würth bestellt werden, greift der Kunde dank ERP-System einfach auf den elektronischen Katalog zu, in dem sich über 125.000 Produkte und zahlreiche Serviceangebote finden. Von da an läuft alles automatisch. Kostenstellen, Auftragsnummern, Teilenummern und Lieferadressen lassen sich definieren, so kann die Bestellung exakt an die Abläufe im Betrieb angepasst werden.

Wichtig zu wissen: ERP-Systeme bestehen aus einzelnen Modulen für alle Geschäftsprozesse. Die Beschaffung gehört dazu, ebenso der Vertrieb, das Lager, die Produktion oder die Kundenverwaltung. Dazu kommen übergreifende Funktionen: Personal, Controlling, Finanzen. Erhält Julian Kniebes von seinen Kollegen im Vertrieb einen Hinweis, dass ein Kunde sich für die Anbindung an Würth interessiert, nimmt er Kontakt auf und analysiert mit dem Kunden das vorhandene System. Wichtig ist dabei, dass das Beschaffungs-Modul bereits verfügbar ist oder integriert werden kann.

Die Anbindung kann dann je nach Leistungsumfang sehr schnell gehen: „Will der Kunde nur über den Online-Shop bestellen und liegen Daten in einem Standardformat vor, kann die Anbindung schon in wenigen Tagen erledigt sein“, sagt Julian Kniebes.

Welches ERP-System brauche ich?

Das Handwerk-Magazin hat im Juni 2017 „die besten ERP-Lösungen für Handwerksbetriebe“ ermittelt. Den Beitrag finden Sie hier. Die Übersicht des Online-Magazins macht klar: Es gibt jede Menge Anbieter von ERP-Software fürs Handwerk – und noch mehr Varianten. Ob Maler oder Metallbauer – jeder kann sich ein passendes System installieren. „Für die Anbindung ist das unerheblich“, sagt Julian Kniebes, „denn die klappt mit allen gängigen Systemen.“

In Zusammenarbeit mit dem Kunden, dem Würth-Vertrieb und bei Bedarf mit externen IT-Dienstleistern des Kunden wird die digitale Beschaffung installiert. Beispiel Katalog: Über die IDS-Schnittstelle lässt sich der Würth-Katalog direkt beim Kunden andocken. Bestellt der Handwerker im Online-Shop von Würth, wird automatisch eine E-Mail mit den Bestelldaten an ihn verschickt. Die Daten werden in speziellen Dateiformaten übermittelt, die das ERP-System lesen kann. So werden die Bestellungen im System erfasst und verwaltet.

Viele Lieferanten, eine Plattform

Größere Unternehmen setzen häufig bereits eine Software ein, die Produktdaten verschiedener An-bieter verarbeiten kann. Für sie stellt Julian Kniebes elektronische Katalogdaten von Würth zur Ver-fügung. Auch dabei werden gängige Standards eingehalten.

Fazit: Bestellen Sie digital!

Ein ERP-System bringt Transparenz und schnelle Abläufe. Wenn Sie bereits eines nutzen, können Sie auch die digitale Beschaffung bei Würth nutzen. Wir helfen Ihnen bei der Einrichtung und stehen jederzeit zur Verfügung, falls Fragen auftauchen. So gewinnen Sie Zeit, die Sie für Ihre Kunden nut-zen können.

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