Herausforderung
Unternehmen mit mehreren Produktionsstätten oder Abteilungen sind anfällig für einige häufige Fehler beim Einkauf von Materialien und Arbeitsmitteln. In der Einkaufsabteilung kann Folgendes passieren:
- Das gleiche Produkt wird unnötigerweise mehrfach bestellt
- Das eingekaufte Produkt entspricht nicht exakt dem Produkt, das für die Produktion benötigt wird
- Es wird vergessen, ein Produkt zu bestellen, weil die Bestellanfrage auf einem Zettel notiert oder telefonisch durchgegeben wurde
In Unternehmen mit mehreren Produktionsstätten oder -abteilungen sind diese Fehler an der Tagesordnung: Eine zuverlässige und korrekte Übermittlung der Bestellanfragen aus der Produktion an die Einkaufsabteilung lässt sich nur schwer gewährleisten. Im schlimmsten Fall riskiert das Unternehmen einen Produktionsausfall, weil das falsche Produkt bestellt wurde oder weil das benötigte Produkt gar nicht bestellt wurde.
Lösung
Der Würth Onlineshop bietet seinen Kunden die attraktive Freigabe-Workflows, mit der der Leiter der Einkaufsabteilung vertrauenswürdige Mitarbeiter mit der Erfassung von Bestellungen betrauen kann und gleichzeitig den vollständigen Überblick behält.
Im Onlineshop können zwei verschiedene Accounts angelegt werden: ein Hauptnutzer und mehrere Zweitnutzer. Der Hauptnutzer verwaltet alle eingehenden Bestellungen. Er kann Bestellungen genehmigen, ggf. ändern oder ablehnen. Die Zweitnutzer geben lediglich ihren Bedarf als Bestellungen ein, die dann im System an den Hauptnutzer zur Freigabe übergeben werden. Erst nach der Freigabe des Hauptnutzers werden die Bestellungen an Würth übermittelt.
Vorteile
Diese Lösung bietet unter anderem die folgenden direkten Vorteile:
- weniger Einkaufsaufwand für den Leiter der Einkaufsabteilung, der auch weiterhin eine Kontroll- und Freigabefunktion ausübt
- zuverlässige Einkäufe, da die Mitarbeiter selbst die jeweils benötigten Produktionsmaterialien bestellen, ohne etwas zu vergessen
- Rückverfolgung aller Einkäufe: Sie wissen jederzeit, wer was eingekauft hat.
Darüber hinaus ist die Funktion der Mehrebenen-Einkaufsfreigabe besonders nützlich bei Außendienstmitarbeitern: Alle Nutzer können Bestellungen über die Würth-App auf dem Tablet oder Smartphone abwickeln.
Für eine noch effizientere Kontrolle der getätigten Einkäufe kann diese Funktion auch in das Kostenstellenmanagement eingebunden werden.
Umsetzung
Die Umsetzung ist ganz einfach: Der Kunde muss Würth lediglich ein Organigramm der Haupt- und Zweit-Nutzer mit Angabe der jeweiligen Rechte (Freigabe, Preiseinsicht etc.) zukommen lassen. Die Funktion wird dann schnellstmöglich freigeschaltet.