Digitale Beschaffung: Welche Vorteile bringt sie für Handwerksbetriebe?
Der Papierkram rund um Bestellungen und Rechnungen nervt, doch es gibt eine Alternative: digitale Beschaffungslösungen. Lest hier welche Vorteile die elektronische Beschaffung laut einem E-Business Spezialisten bei Würth bringt.
10/19/2017
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5 Minuten
Bei der elektronischen Beschaffung, auch E-Procurement genannt, geht es darum, klassische Abläufe zwischen Kunde und Lieferant in die digitale Welt zu übertragen. Dazu gehören etwa der Einkauf, die Disposition, der Wareneingang, die Rechnungsprüfung oder die Kreditorenbuchhaltung. Alles Dinge, die im Alltag Zeit und Nerven kosten. Ein Handwerksbetrieb will schlicht die richtigen Produkte in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort haben.
Das geht auf elektronischem Weg überraschend einfach. „Um diese Aufgabe digital zu lösen, braucht es nur das entsprechende (ERP)-Programm und einen Internetzugang“, sagt Julian Kniebes. ERP steht für „Enterprise-Resource-Planning“ und damit für den Vorgang, mit dem Ressourcen im Unternehmen geplant und gesteuert werden. Zu diesen Ressourcen gehören Kapital und Mitarbeiter ebenso wie Betriebsmittel und Material. ERP-Software gibt es von zahlreichen Anbietern in unzähligen Varianten, für Konzerne und Handwerksbetriebe und speziell aufbereitet für einzelne Branchen oder Gewerke.
„In vielen Unternehmen herrscht Unklarheit darüber, was ein ERP-System kann“, sagt Julian Kniebes. Er weist darauf hin, dass die Systeme aus einzelnen Bausteinen bestehen. Es könne daher vorkommen, dass der Kunde das Modul „Beschaffung“ bereits im Rahmen eines Gesamtpakets gekauft habe, dieses aber noch nicht eingesetzt werde. Einfach, weil es noch keiner entdeckt habe. Häufig beginnt hier die Arbeit des E-Business-Spezialisten: Grundsätzlich werden drei Fragen beantwortet:
1. Wie greift der Kunde auf das Würth-Sortiment zu?
Möchte der Kunde die Daten lokal in seinem System abrufen, oder über eine Online-Schnittstelle über den Online-Shop navigieren, oder möchte er beides nutzen.
2. Welche Informationen sollen ausgetauscht werden?
Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen – die meisten Kunden entscheiden sich für die Komplettlösung. Es lassen sich aber auch Teilbereiche digitalisieren.
3. In welchem Format liegen die Daten vor und über welchen Übetragungsweg sollen diese ausgetauscht werden?
Es gibt Standardformate, die direkt verarbeitet werden können. Und es gibt Formate, die gemappt, also quasi übersetzt werden müssen – vom Dienstleister zum Kunden und umgekehrt. Vom Internet über Netzwerkprotokolle wie OFTP (Odette File Transfer Protocol) oder einfach per E-Mail: Es gibt viele Wege der Datenübertragung, die beschritten werden können. Kunde und Lieferant müssen sich lediglich auf einen verständigen.
Sind die Details geklärt, kann der Kunde loslegen. Dabei stehen ihm bei einer Zusammenarbeit mit Würth ebenfalls verschiedene Wege offen. Hier die wichtigsten:
- Der Online-Shop: Nach der Anmeldung im Online-Shop von Würth haben Kunden Zugriff auf Bestelldaten und Informationen zu über 125.000 Produkten. Darüber hinaus lassen sich Dienste nutzen wie die Inventurfunktion, die Zuordnung von Kostenstellen, Bestellübersichten, Bestandsprüfung und Genehmigungsprozesse.
- Der Scanner: Er verbindet die Offline- mit der Online-Welt. Der Kunde kann die Produktda-ten über den Barcode erfassen und übertragen. Dann erhält er alle nötigen Bestellinforma-tionen. Was benötigt wird, landet im Warenkorb des Online-Shops. Auch mit dem Scanner lassen sich Kostenstellen, Auftragsnummern, Teilenummern und Lieferadressen zuordnen. Ist die Bestellung ausgelöst, wird der Auftrag ins System übertragen und die Lieferung ge-startet.
- Die App: Auch die Würth App verfügt über eine Produktsuche und kann Barcodes einlesen. So erhalten Kunden auch von unterwegs Zugriff auf das Produktsortiment.
Wie lange dauert die Umstellung auf die digitale Beschaffung?
Eine Umstellung auf digitale Abläufe weckt häufig Skepsis: Wie lange dauert das? Welche Ressourcen werden gebunden? Julian Kniebes beantwortet solche Fragen individuell. Er steuert die Projekte, arbeitet dabei mit dem Kunden, hausinternen Verkäufern, der IT-Abteilung und bei Bedarf mit den externen IT-Dienstleistern des Kunden zusammen. „Wenn Daten in einem Standardformat vorliegen und der Kunde über den Online-Shop bestellen möchte, kann die Anbindung schon in wenigen Tagen eingerichtet sein“, sagt er.
Hier zeigt sich einer der vielen Vorteile der Anbindung an ein ERP-System: Über die IDS-Schnittstelle lässt sich das gesamte Würth-Sortiment direkt über den Onlineshop abrufen. Manchmal setzen Unternehmen bereits eine Software fürs Katalogmanagement ein. Oder sie betreiben eine Plattform, auf der die Beschaffung mit mehreren Lieferanten organisiert wird. „Auch in diesem Fall können wir elektronische Katalogdaten zur Verfügung stellen, da wir alle gängigen Standards beherrschen“, sagt Julian Kniebes.
Weitere Vorteile der digitalen Beschaffung fasst der Spezialist für die Würth-Kunden wie folgt zusammen:
- Sie sparen Zeit und damit Geld: Ob Bestellung oder Rechnung, digital geht es schneller. Allein die mobilen Möglichkeiten der elektronischen Beschaffung sorgen dafür, dass Abläufe deutlich flotter werden. Das entlastet Mitarbeiter, die sich dann auf ihre Arbeit für den Kunden konzentrieren können.
- Sie vermeiden Fehler:Zahlendrehen im Bestellformular gehören der Vergangenheit an, denn ein Scanner irrt sich nicht. Und im Online-Shop findet sich immer das für die jeweilige Situation am besten geeignete Produkt.
- Sie vereinfachen die Archivierung:Rechnungsdaten müssen aufbewahrt werden, das geht digital wesentlich einfacher und effizienter als in Kisten.
Der digitalen Beschaffung, da ist sich Julian Kniebes sicher, gehört die Zukunft. Seine Aufgabe ist es, den Einstieg möglichst gewinnbringend zu gestalten. „Wir betrachten immer individuell, wo wir dem Kunden manuellen Aufwand ersparen können und welche Services er benötigt“, erläutert er. So entsteht ein maßgeschneidertes System, das wichtige Prozesse im Unternehmen beschleunigt. Zugleich startet der Kunde in eine Zukunft, in der viele Abläufe komplett automatisch erfolgen werden. Die digitale wird künftig zur automatischen Beschaffung. Es lohnt sich also, jetzt einzusteigen.