Venschott räumt auf – der Weg zur Elektronischen Beschaffung

Das Unternehmen: Venschott Fenstersysteme GmbH

Das Wort „Innovationsbetrieb“, für Venschott könnte es erfunden worden sein. 1901 von Tischler Anton Venschott gegründet, hat das Unternehmen seither seinen Sitz in Greven, einer 37.000-Einwohner-Stadt im nördlichen Münsterland. Die Firmentradition wird bereits in der vierten Generation fortgeführt: Anfang 2018 trat Frederik Venschott in die Geschäftsführung ein. Zeitgleich wurde das Unternehmen aufgeteilt. Manfred Venschott leitet gemeinsam mit seinen Söhnen Frederik und Justin-Johann die Venschott Fenstersysteme GmbH. Hier sind aktuell etwa 60 Mitarbeiter beschäftigt. Cousin Jonas Venschott hat die Möbelsparte übernommen. Bei aller Eigenständigkeit betonen die beiden Brüder aber: „Wir bleiben eine Familie und stehen füreinander ein.“

Die Ausgangslage: Chaos im Lager, Intransparenz im Einkauf

Frederik Venschott kam vor etwa eineinhalb Jahren in den Familienbetrieb. Zuvor hatte er fünf Jahre Erfahrung gesammelt – als Außendienstmitarbeiter bei Würth in der Sondersparte Befestigungstechnik für Industriebedachung. Im heimischen Greven erkannte er schnell, dass eine Modernisierung des Betriebes unumgänglich war. Venschott stellte eine Liste notwendiger Optimierungen auf, hier die wichtigsten Punkte:

• Lagerhaltung: Die Material- und Werkzeugausgabe an die 21 Monteure war intransparent, der Wareneinsatz zu hoch. Schon bei geringen Wirtschaftsgütern wie Wasserwaagen oder Cuttermessern sah Venschott hohe Einsparpotenziale. „Früher hat sich hier jeder einfach bedient“, sagt Jens Goldschmidt, der bei Venschott für die Elektronische Beschaffung zuständig ist: „Die Regale standen kreuz und quer, waren nicht richtig beschriftet. Es gab kein Sortiment.“
• Produktion: Arbeitsabläufe waren zum Teil nicht effizient, die Produktion musste auch strategisch optimiert werden. Das Ziel: mehr Masse mit gleichen Fixkosten.
• Vor Ort beim Kunden: Durch fehlendes Material ging bei der Montage wertvolle Zeit verloren. Oft musste die Arbeit unterbrochen werden, weil C-Teile besorgt werden mussten.
• Finanzbuchhaltung: Hier wurde noch mit Papier gearbeitet, es fehlten dezidierte Kostenstellen, eine einheitliche Skonto-Regelung sowie eine zentrale, digitalisierte Organisationsstruktur. Von einer transparenten Buchhaltung war Venschott weit entfernt.

Die Lösung: Neues Planungs-Tool, Einführung einer Handwerker-Software

Auf Basis der Analyse entschlossen sich Frederik Venschott und sein für die Produktion zuständiger Bruder, das Unternehmen in mehreren Schritten zu modernisieren. Im Fokus stand zunächst die veraltete Planer-Software, die sich nicht an die neuen Anforderungen anpassen ließ. Die Entscheidung für eine neue Software war dann zugleich der Startschuss für die weitere Optimierung. Venschott führte ein ERP-System ein, das alle Bereiche abdeckt: von der Bedarfsermittlung bis zur Rechnungsprüfung. An diese Handwerker-Software dockt die Elektronische Beschaffung von Würth an. So lassen sich sämtliche Prozesse optimieren:

• Bedarfsermittlung: Der aktuelle Materialbedarf wird im System erfasst, per Scanner direkt im Lager.
• Bestellungen: Der Einkaufsprozess wird weitgehend automatisiert. Bestellungen werden beim Kunden und bei Würth direkt erfasst, die Genehmigung erfolgt bis zu festgelegten Beträgen automatisch und erspart damit dem Controlling die Überprüfung. Auch die Auftragsbestätigung wird über eine Schnittstelle geregelt. Da die Informationen direkt übertragen werden, verkürzt sich die Lieferzeit.
• Wareneingang: Lieferung und Warenannahme werden direkt im ERP-System erfasst und kontrolliert. Die Informationen in den Lieferscheinen überträgt das System automatisch in die Kundendatenbank.
• Rechnung und Bezahlung: Buchung und Bezahlung erfolgen in der Handwerker-Software, kontrolliert wird durch einen automatisierten Vergleich von Preisen, Lieferschein und Rechnung. Bei Bedarf können die Belege sofort an den Steuerberater weitergeleitet werden. Separate Rechnungen pro Kostenstelle sind ebenfalls möglich.

Mehr Informationen zu Technik und Funktionen der Elektronischen Beschaffung finden Sie hier.

Meisterteam: Einkaufen im Verbund

Im Zusammenhang mit der Abrechnungs-Thematik muss auf einen wichtigen Vorteil hingewiesen werden: Venschott ist Mitglied der Meisterteam Verbundgruppe. Dieser Verband unterstützt seine Mitglieder als Einkaufsgemeinschaft. Venschott platziert seine Bestellungen zwar direkt bei Würth, die Rechnung kommt dann aber über das Meisterteam. Der Einkauf über den Verband bietet zahlreiche Vorteile:

• Meisterteam garantiert bei Würth die Zahlungen der Mitglieder.
• Die zentrale Bearbeitung aller Rechnungen spart Zeit und Geld.
• Eine wöchentliche Zentralregulierung sorgt für pünktliche Zahlung.

Frederik Venschott empfiehlt seinen Kollegen zudem Schulungen und Beratung, die Würth für Meisterteam-Betriebe anbietet. Sie umfassen Themen wie betriebswirtschaftliche Organisation, Digitalisierung, Führung, Vertrieb und Kommunikation. „Ich kann nur dazu raten, von Würth zu lernen“, sagt Venschott. Die Meisterteam-Fachbetriebe setzen auf hohe Qualität, fortschrittliches Handwerk und exzellenten Service. Dabei werden sie von Würth unterstützt, auch im Bereich Digitalisierung. „Der Verband kann als Schnittstelle dienen, um Wissen aus großen Konzernen wie Würth an die Mitglieder weiterzugeben. Da müssen wir wissbegieriger sein und die Chancen nutzen“, empfiehlt Venschott.

Der Weg zum Ziel: Planen, Aufräumen, Umsetzen

Bestandsaufnahme und Planung der Prozesse

Die Einführung der Elektronischen Beschaffung bedeutet für jedes Unternehmen einen gravierenden Einschnitt – und jede Menge Aufwand. Dabei beginnt die Arbeit mit einer schonungslosen Bestandsaufnahme. Hohe Materialverluste, intransparenter Einkauf, keine zentrale Organisation, alle Herausforderungen müssen auf den Tisch. Anschließend werden mit Unterstützung von Würth die neuen Prozesse und Arbeitsabläufe geplant.

Die Zukunft – Wie geht es weiter?

Wir haben Venschott im Oktober 2018 besucht. Die Fensterbauer stecken zu diesem Zeitpunkt noch mitten im Umbruch. Im Lager prüft der Verantwortliche, was nachbestellt werden muss und erstellt Listen. Er bestellt etwa 60 % online, zu 19 % über den EasyScan von Würth. Die Anbindung von Würth ist geplant, ebenso die Bestellmöglichkeit per Würth-App. Künftig sollen die Monteure direkt ordern können, ebenso die Mitarbeiter in der Produktion. Auch, weil die Bestellung per Scanner Fehler wie Zahlendreher verhindert. Rechnungen gehen künftig digital und zentral ein, sie werden automatisch verteilt. Dabei sind die Preise hinterlegt, was wiederum Zeit spart.

Wie wirkt sich die Transformation insgesamt aus? „Der Umsatz ist höher als erwartet“, berichtet die Geschäftsführung, „es sind aber auch Mitarbeiter dazu gekommen“. Darunter allein fünf, die sich mit den angestoßenen Prozessen beschäftigen. Zum Beispiel ein Projektmanager, der die Weiterentwicklung der Planer-Software koordiniert. Und ein Mitarbeiter, der das Produktmanagement voranbringt. Geplant ist außerdem, die gesamte digitale Infrastruktur zu vereinheitlichen: Handwerker-Software, Kunden-Datenbank und Finanzbuchhaltung, abgestimmt mit der Produktions-Software. Auch über das Betriebsmittel-Management mit ORSY^®online wird bereits gesprochen.

„Diese Umstellung ist eben ein Wahnsinnsding“, sagt Jens Goldschmidt. Er meint auch die von Venschott geplanten Investitionen: etwa 120.000 Euro pro Jahr für Mitarbeiter, dazu etwa zwei Millionen Euro für Maschinen, die an die neuen Systeme angebunden werden können. „Das lohnt sich“, sagt Frederik Venschott, „doch um planen zu können, braucht es genau die Transparenz, die wir jetzt mit Würth erreicht haben. Wir haben einmal richtig investiert, aber jetzt läuft es.“

Fazit

Die Einführung der Kombination aus ERP-System und Elektronischer Beschaffung macht einen Handwerksbetrieb zukunftsfähig in allen entscheidenden Arbeitsschritten. Bei Venschott werden in einzelnen Bereichen bereits heute bis zu 40 Prozent Ausgaben eingespart. Der Zusammenhalt aller Mitarbeiter wurde bei der Einführung des Systems auf die Probe gestellt, diese wurde bestanden. „Was hier umgesetzt wurde, ist kaum zu beschreiben“, sagt Jens Goldschmidt. Und Frederik Venschott ergänzt: „Ich kann gar nicht ausdrücken, wie stolz wir als Familie auf jeden einzelnen Mitarbeiter sind.“

Die nächsten Schritte zur Optimierung sind bereits in Arbeit – gemeinsam mit Würth. Venschott hat bereits jetzt wesentlich mehr Effizienz ins Unternehmen gebracht. Vor allem gewinnt die junge Geschäftsleitung Spielräume: Sie muss nicht mehr auf Herausforderungen reagieren, sondern kann die Zukunft des Betriebs aktiv gestalten.