Die folgenden Vereinbarung zwischen Ihnen (Auftraggeber) und der Adolf Würth GmbH & Co. KG (Auftragnehmer) regeln die Nutzung der Würth GBU-Manager Software.

1. Gegenstand und Dauer des Auftrags

1.1. Gegenstand

Gegenstand der Auftragsverarbeitung ist die Durchführung folgender Verarbeitungsvorgänge durch den Auftragnehmer:

Nutzung der Software Würth GBU-Manager durch den Auftraggeber mit folgenden Aufgaben durch den Auftragnehmer:

• Verarbeitung von Personenstammdaten

1.2. Dauer

Die Dauer dieses Auftragsverarbeitungsvertrags (Laufzeit) entspricht der Dauer der unter Ziffer 1.1 aufgeführten Dienstleistung.

2. Konkretisierung des Auftragsinhalts

2.1. Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten

Nähere Beschreibung des Auftragsgegenstandes im Hinblick auf Art und Zweck der Aufgaben des Auftragnehmers:

Der „GBU-Manager“ ist eine Softwarelösung der Adolf Würth GmbH & Co. KG zur Unterstützung bei der Erstellung und Verwaltung von Gefährdungsbeurteilungen. Die Anwendung richtet sich an Geschäftskunden und ermöglicht eine strukturierte Erfassung, Bewertung und Dokumentation sicherheitsrelevanter Informationen im betrieblichen Umfeld. Im Rahmen der Nutzung werden personenbezogene Daten ausschließlich zu den vorgesehenen Zwecken verarbeitet, insbesondere zur Benutzerverwaltung, zur Protokollierung von Änderungen sowie zur Kommunikation im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung.

Die Erbringung der vertraglich vereinbarten personenbezogenen Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

2.2. Datenkategorien

Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten können folgende Datenarten/-kategorien sein.

• Personalnummer
• Vorname, Nachname
• E-Mail-Adresse
• Rolle
• Funktion

2.3. Kategorien betroffener Personen

Die Kategorien der durch die Verarbeitung betroffenen Personen umfassen:

• Mitarbeitende des Auftraggebers

3. Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben [Einzelheiten in der Anlage „Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) i.S.d. Art. 32 DSGVO“]. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung/ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen.

Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DSGVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DSGVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DSGVO zu berücksichtigen.

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

4. Anfragen und Rechte Betroffener

4.1. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber in angemessener Weise bei der Erfüllung von dessen Pflichten nach Art. 12–22 sowie 32 und 36 DSGVO. Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers herausgeben, berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.

4.2. Der Auftraggeber stellt sicher, dass er die Pflichten gegenüber den Betroffenen erfüllt. Dies umfasst bspw. die Sicherstellung der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung gemäß Art. 5 ff. DSGVO sowie die Erfüllung der Informationspflichten gemäß Art. 12 ff. DSGVO. Zusätzlich macht der Auftraggeber, falls erforderlich, gegenüber dem Auftragnehmer Angaben, wie der Auftragnehmer die in den Art. 12 ff. DSGVO geforderten Informationen dem Betroffenen zur Verfügung stellen muss.

5. Datenschutzbeauftragter des Auftragnehmers

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@wuerth.com.

6. Verantwortlichkeit und zulässige Nutzung

Der Auftraggeber ist Verantwortlicher (gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO) für die im Rahmen dieser Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung beauftragten Verarbeitungen. Der Auftraggeber ist vollständig und alleine für die Einhaltung der anwendbaren Datenschutzgesetze verantwortlich, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Beurteilung und Definition von zulässigen Zwecken sowie einer zulässigen Rechtsgrundlage für die durch den Verantwortlichen im Rahmen dieser Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung beauftragten Verarbeitungen.

7. Weitere Pflichten von Auftraggeber und Auftragnehmer

7.1.Der Auftragnehmer gewährleistet die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DSGVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.

7.2. Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbaren die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, 32 DSGVO.

7.3. Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen. Dies beinhaltet die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.

7.4. Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.

7.5. Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.

8. Unterauftragsverhältnisse

8.1. Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

8.2. Der Auftraggeber stimmt der Beauftragung der nachfolgenden Unterauftragnehmer unter der Bedingung einer vertraglichen Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DSGVO zu:

8.3. Die Auslagerung auf weitere Unterauftragnehmer oder der Wechsel des bestehenden Unterauftragnehmers sind zulässig, soweit:

• der Auftragnehmer eine solche Auslagerung auf Unterauftragnehmer dem Auftraggeber eine angemessene Zeit vorab schriftlich oder in Textform anzeigt und
• der Auftraggeber nicht innerhalb von dreißig Tagen nach Anzeige gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich oder in Textform Einspruch gegen die geplante Auslagerung erhebt und
• eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DSGVO zugrunde gelegt wird.

Sofern der Auftraggeber aus datenschutzrechtlichen Gründen einen berechtigten Grund hat, der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die neuen Unterauftragnehmer zu widersprechen, kann er die Vereinbarung durch schriftliche Erklärung gegenüber dem Auftragnehmer mit Wirkung zu einem vom Auftraggeber festgelegten Zeitpunkt kündigen, spätestens jedoch zum Ablauf von dreißig Tagen nach dem Datum der Mitteilung durch den Auftragnehmer an den Auftraggeber über den neuen Unterauftragnehmer. Kündigt der Auftraggeber nicht innerhalb dieser Frist von dreißig Tagen, so gilt der neue Unterauftragnehmer als durch den Auftraggeber genehmigt.

8.4. Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet.

8.5. Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR, stellt der Auftragnehmer die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Abs. 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.

9. Kontrollrechte des Auftraggebers

9.1. Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die mit angemessener Frist im Voraus anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.

9.2. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DSGVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

9.3. Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch

• die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DSGVO;
• die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art. 42 DSGVO;
• aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren);
• eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI-Grundschutz).

9.4. Kontrollen sind durch den Auftraggeber unter Einhaltung einer angemessenen Frist, mindestens jedoch 60 (sechzig) Tage im Voraus, anzukündigen.

9.5. Innerhalb eines Zeitraums von zwei Jahren ist der Auftraggeber zur Durchführung einer Kontrolle berechtigt, ohne dass der Auftragnehmer hierfür einen Vergütungsanspruch für die Bereitstellung von Personal geltend machen kann. Möchte der Auftraggeber weitere Kontrollen innerhalb dieses Zeitraums durchführen, kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch in Höhe von 125 € für jede Stunde geltend machen, in der der Auftragnehmer Personal zur Durchführung der Kontrolle bereitstellt.

9.6. In begründeten Einzelfällen, insbesondere bei wesentlichen Änderungen der Verarbeitungstätigkeit, den vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen oder datenschutzrelevanten Vorfällen, hat der Auftraggeber Anspruch auf weitere vergütungsfreie Kontrollen. Die Gründe hierfür sind durch den Auftraggeber anzuführen. Der Auftragnehmer berücksichtigt die Begründung des Auftraggebers bei der Entscheidung für die Ermöglichung weiterer vergütungsfreier Kontrollen in angemessener Weise.

10. Unterstützungspflichten des Auftragnehmers und Mitteilung bei Verstößen

10.1. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DSGVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.

• die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen
• die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden
• die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen.
• die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung
• die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde

10.2. Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsvereinbarung enthalten oder auf ein Fehlverhalten des Auftraggebers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.

11. Weisungsbefugnis des Auftraggebers

11.1. Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (mind. Textform).

11.2. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

12. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

12.1. Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

12.2. Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen zu vernichten. Auf Anfrage des Auftraggebers können die Daten vom Auftragnehmer alternativ ausgehändigt werden.

12.3. Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

13. Schlussbestimmungen

13.1. Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Einrede des Zurückbehaltungsrechts durch den Auftragnehmer i. S. d. § 273 BGB hinsichtlich der zu verarbeitenden Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen ist.

13.2. Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis. Der Vorrang individueller Vertragsabreden bleibt hiervon unberührt.

13.3. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oder teilweise nicht rechtswirksam oder nicht durchführbar sein oder werden, so wird hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt.