So geht Einkauf digital

Titelbild So geht Einkauf digital

Elektronische Beschaffung, gut kombiniert

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie das Unternehmen Lehnerts & Müller den Einkauf durch die Kombination von E-Procurement und ERP-System professionalisiert.

Kataloge wälzen und Preise vergleichen kostet Zeit und Nerven. Das sehen auch die Klima- und Kältespezialisten Lehnerts & Müller so – und haben reagiert. Mit einer Verknüpfung aus ERP-System und E-Procurement hat das Unternehmen seine Bestellprozesse digitalisiert und optimiert. Wir haben mit den Verantwortlichen über neue Wege fürs Beschaffen, Bestellen und Bezahlen gesprochen.

Manuelle Eingaben und zeitaufwendige Prozesse gehören bei Lehnerts & Müller der Vergangenheit an. Die Energieexperten aus Rheinland-Pfalz haben die Bestellvorgänge über das Lager und den Einkauf optimiert. Dabei werden sie von der ans ERP-System angebundenen elektronischen Beschaffung von Würth unterstützt. Wie die Komplettlösung aus Handwerkersoftware und E-Procurement bei Lehnerts & Müller eingesetzt wird und wie die Mitarbeiter davon im Arbeitsalltag profitieren, erfahren Sie in unserem Anwenderbericht.

Lehnert & Müller Kälte- und Klimatechnik

Das Unternehmen: Lehnerts & Müller

Ob Kälteanlage, Klimaanlage, Wärmepumpe, Erdsonde oder kontrollierte Be- und Entlüftung: Lehnerts & Müller entwickelt für jedes Gebäude das passende System. Dabei konzentriert sich das 1991 gegründete Unternehmen aus Wittlich in Rheinland-Pfalz auf das Zusammenspiel der einzelnen Faktoren. Immer mit dem Ziel, die energieeffizienteste und gleichzeitig wirtschaftlichste Lösung für Neu- oder Altbauten zu finden. Diese Vorgehensweise und die langjährige Erfahrung bescherte Lehnerts & Müller bereits 2001 den Umweltpreis des Landes Rheinland-Pfalz und 2012 den RWE Innovationspreis Wärmepumpe.

In Zusammenarbeit mit einem Planungsbüro oder Fachingenieur übernimmt das Team nach der Beratung auch die Koordination vom ersten Entwurf bis hin zur Detailplanung und Berechnung der maßgeschneiderten Anlage. Zuverlässige Montage, regelmäßige Wartung und ein umfassender Service runden das Gesamtpaket von Lehnerts & Müller ab.

Die Ausgangslage: Manuelle Eingaben, enormer Zeitaufwand

Was die Digitalisierung angeht, war Lehnerts & Müller schon immer ganz vorn dabei. Ein ERP-System setzen die Energieexperten bereits seit 24 Jahren ein. Die kaufmännische Handwerkersoftware IN-FORM von IN-Software unterstützt die Mitarbeiter bei allen relevanten Verwaltungsdiensten. Von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung und Zahlung sind alle kaufmännischen Prozesse digitalisiert. Auch die elektronische Weitergabe von Daten an den Steuerberater läuft dank der Software online und automatisiert.

„Was uns bisher fehlte, war die Anbindung an das elektronisches Beschaffungssystem bei Würth“, erzählt Isabell Maier. Sie arbeitet bei Lehnerts & Müller im Einkauf und ist für die Bestellvorgänge im Betrieb zuständig. Vor der Einführung des E-Procurement habe man zwar auch im Online-Shop bestellt, allerdings ohne jegliche Verknüpfung zur Handwerkersoftware. „Wir mussten alles händisch nachtragen“, erinnert sie sich zurück. „Das war umständlich und hat die dafür verantwortliche Kollegin enorm viel Zeit gekostet“. Den Bestellprozess von damals beschreibt Isabell Maier wie folgt:

  • Bedarfsermittlung: Ein Lagermitarbeiter schrieb die Artikelnummer, Bezeichnung und Menge des gewünschten Produkts auf einen Zettel und gab diesen an den Einkauf weiter.
  • Bestellungen: Entsprechend der Angaben auf dem Zettel bestellte Isabell Maier die Produkte im Online-Shop.
  • Wareneingang: Nachdem die Ware eingetroffen war, musste eine Mitarbeiterin alle Angaben des Lieferscheins händisch in die Handwerkersoftware IN-FORM von IN-Software übertragen.
  • Rechnung und Bezahlung können automatisiert über die Software erfolgen. Damit dieser Schritt möglich ist, war es jedoch notwendig, die Angaben des Lieferscheins im System umgehend nach Eingang der Lieferung nachzutragen.

„Je nach Bestellmenge mussten pro Tag fünf bis sechs Lieferscheine nachgetragen werden. Das entsprach circa 20 bis 60 Minuten, die unsere Kollegin täglich für die manuelle Eingabe aufwenden musste“, sagt Isabell Maier. Insbesondere der Zeitfaktor wäre deshalb ausschlaggebend dafür gewesen, dass sich Lehnerts & Müller für die elektronische Anbindung an den Würth Online-Shop entschied.

Barcode-Scanner Würth App

Die Komplettlösung: Handwerkersoftware und E-Procurement kombiniert

Zum Zeitpunkt unseres Gesprächs im Januar 2019 arbeiteten die Mitarbeiter von Lehnerts & Müller bereits seit einem halben Jahr mit der Kombination aus ERP-System und E-Procurement. Dank der direkten Verknüpfung mit dem Würth Online-Shop werden Lieferung und Warenannahme jetzt direkt in der Handwerkersoftware erfasst. Informationen aus den Lieferscheinen überträgt das System automatisch. „Die Kombination aus beiden Systemen spart einfach Zeit und hilft uns, diese dann für andere Dinge einzusetzen“, sagt Dr. Simon Bauer, kaufmännischer Leiter bei Lehnerts & Müller.

Dank der mit Strichcodes ausgestatteten ORSY® Lagerregale von Würth scannt der Lagermitarbeiter nun einfach mit der Würth App die gewünschten Produkte und generiert daraus eine Materialanforderung. Um doppelte oder fehlende Bestellungen zu vermeiden, können die einzelnen Posten in der App final überprüft werden. Sobald die Bestellung fertig ist, werden die Informationen direkt über das System an Frau Maier im Einkauf weitergeleitet und können dann per Knopfdruck an den jeweiligen Lieferanten weitergegeben werden. Über die Funktion "Wareneingang" buchen die Mitarbeiter die gelieferte Ware dem Lager oder direkt den Aufträgen zu.

Das erleichtert auch die Angebotserstellung und Rechnungsstellung. Die richtigen Preise sind direkt im System hinterlegt, Tippfehler werden ausgeschlossen und der gesamte Bestellvorgang und Schriftverkehr lässt sich in nur einem System abbilden. „Auf diese Weise können auch die anderen Kollegen den Vorgang nachvollziehen“, sagt Isabell Maier. Die Suche von einzelnen Positionen ist ebenfalls möglich.

Die wichtigsten Vorteile der Beschaffungslösung:

  • minimiert die Fehlerquote
  • spart Zeit
  • erleichtert Kalkulationen, Angebote und Rechnungen
  • verschafft jederzeit einen Überblick
  • vereinfacht die Prozesse
  • ermöglicht bequemeren Austausch

Die Umsetzung: Umfassende Beratung, reibungsloser Verlauf

Die Einführung neuer Systeme und Prozesse bedeutet für jedes Unternehmen zunächst eine Menge Aufwand. Nicht so bei Lehnerts & Müller. Der Großteil der Prozesse wurde bereits durch das vor 24 Jahren eingeführte ERP-System digitalisiert. Ein weiterer Lieferant wurde bereits vor einiger Zeit angebunden, nun musste nur noch die Verknüpfung mit dem Würth Online-Shop erfolgen.

„Die Anbindung an den Würth Online-Shop hat keine zehn Minuten gedauert“, sagt Isabell Maier. „Der E-Business Spezialist von Würth hat direkt alles vor Ort eingerichtet. Das war wirklich kurz und schmerzlos“. Böse Überraschungen oder gar Ausfälle aufgrund des neuen Systems habe es nicht gegeben. Mit der Verknüpfung wurde auch die Synchronisation mit der Würth App eingerichtet, sodass der Bestellvorgang nun von A bis Z digital laufen kann.

Ausblick: Digitale Lagerauswertungen, automatisierte Prozesse

Seit August 2018 ist die Kombination aus E-Procurement und ERP-System bei Lehnerts & Müller im Einsatz. In den ersten Tagen nach der Einführung sei der ein oder andere Mitarbeiter noch skeptisch gewesen, erzählt Isabell Maier: „Aber nach einer kurzen Eingewöhnungsphase waren alle froh und zufrieden mit der neuen Lösung. Insbesondere für den Kollegen aus dem Lager ist es eine große Entlastung. Früher musste er Kataloge wälzen, jetzt kann er die Preise einfach direkt in der App vergleichen“, sagt Maier. „Die Bestellübersicht in der App hilft uns außerdem, Fehler wie vergessene Positionen oder doppelte Bestellungen zu vermeiden“.

Aber es gibt noch Luft nach oben. Aktuell denke man darüber nach, in der App entsprechende Kostenstellen und Benutzerrechte anzulegen. „So könnten unsere Mitarbeiter die Bestellungen direkt auf der Baustelle eingeben und wir prüfen das dann nochmal“, sagt Isabell Maier. Außerdem sollen im nächsten Schritt auch die Lagerauswertungen sowie der Warenein- und ausgang digitalisiert werden.

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