Werkstattmanagement - einfach und digital

Im Kundenstamm können Sie die wichtigsten Daten zu Ihren Kunden erfassen. Beispielsweise:

• Postanschrift
• Kontaktdaten (Telefon und E-Mail)
• Titel
• Vorname
• Nachname

Des Weiteren werden die Fahrzeuge, die dem Kunden zugeordnet sind, angezeigt.

Im Fahrzeugstamm können Sie die wichtigsten Daten zu den Fahrzeugen erfassen.

• Identifikatoren (Nummernschild, FIN)
• KBA-Nummer
• Hersteller/Modell
• Sonstige Angaben

Sie erstellen schnell und einfach Angebote. Dabei können Sie verschiedene Leistungsmerkmale hinterlegen:

• Angebotsnummernkreis
• Kunden & Fahrzeugzuordnung
• Erstellung und Gruppierung von Positionen
• Auf Positionsebene: Eingabe von Arbeitswerten (AWs), Aufgabentext, Titel (Hinweise), Menge, Einheit, €/Einheit, Rabatt, MwSt., Beschreibung
• Übernahme von Artikel- und Arbeitswerten direkt über die Bestell-/Angebotsschnittstelle (z.B. über GSI Schnittstelle, OCI Punch-Out, etc.)
• Verschiebung der Positionen (Drag & Drop)
• Bildung von Unterpositionen
• Summenberechnung
• Ausweis der verschiedenen Steuersummen

Ein Angebot kann in verschiedenen Stadien (entwurf, erstellt, angenommen oder abgelehnt) und Übermittlungsstatus (nicht übermittelt, übermittelt) vorliegen.

Um ein Angebot zu erstellen, können Sie auf Kunden und Fahrzeugdaten zugreifen. Über die Bestellschnittstelle können Ersatzteile und Arbeitswerte (wenn vorhanden) direkt in das Angebot geladen werden.

Angebote oder Angebotsentwürfe können Sie drucken oder direkt per E-Mail versenden. Angebote können kopiert und als Vorlage verwendet werden.

Nach Freigabe eines Angebotes kann dieses in einen Auftrag überführt werden. Aufträge können auch unabhängig von Angeboten angelegt werden. Folgende Leistungsmerkmale können Sie dabei einpflegen:

• Auftragsnummernkreis
• Anlage von Kunden & Fahrzeugdaten (z.B. Übernahme aus Angebot)
• Darstellung der einzelnen Positionen (vgl. 5 Angebot)
• Abschluss des Auftrages
• Übermittlung in die Faktura
• Auftragskarte für die Werkstatt drucken

Ein Auftrag kann in den verschiednen Stadien (in Erfassung, in Arbeit, abgeschlossen, fakturiert, storniert) vorliegen.

Aufträge können gedruckt oder direkt per E-Mail versendet werden. Aufträge können in ein Angebot oder einen neuen Auftrag kopiert werden.

Ein abgeschlossener Auftrag kann in eine Rechnung übertragen werden.

Rechnungen sind das Ende des Auftragsprozesses. Sie geben der Werkstatt und dem Kunden einen detaillierten Überblick über die geleisteten Arbeiten und die angefallenen Kosten.

Des Weiteren enthält die Rechnung die Zahlungsdaten, das Logo der Werkstatt (im Druck-Modus) und Zahlungsbedingungen. Eine Rechnungskorrektur kann über Storno durchgeführt werden. Durch die Setzung eines Fälligkeitsdatums erhält man eine gute Übersicht über "Offene Posten".

Leistungsmerkmale Rechnung:

• Einmalige Rechnungsnummer
• Alle notwendigen Rechnungsdaten (Kundennummer, Fahrzeug, Km-Stand etc.)
• Fälligkeitsdatum & Leistungsdatum
• Graphische Anpassung "Logo"
• Standard-Text Rechnung
• Auflistung der Steuern
• Rechnungsfuß & -kopf
• Storno
• Erfassung von Teilzahlungen

Eine Rechnung kann in unterschiedlichen Stadien (unbezahlt, teilbezahlt, überfällig, bezahlt, storniert) vorliegen.

Außerdem kann eine Rechnung entweder den Übermittlungsstatus "nicht übermittelt" oder "übermittelt" haben.

Rechnungen können gedruckt oder direkt per E-Mail versendet werden. Übermittelte Rechnungen können nicht mehr gelöscht sondern lediglich storniert werden.

Für eine bessere Übersicht können Reparaturtermine im Kalender eingetragen werden.
Dabei kann sowohl der Bring- und Abholtermin, als auch der Reparaturtermin eingeplant werden.
Eine Verknüpfung von Fahrzeug/ Kunde macht die Terminierung schnell und unkompliziert.

Leistungsumfang Kalender:

• Übersichtliche Darstellung des Tages oder der Arbeitswoche
• Trennung zwischen Bring-/ Abholterminen und sonstigen Terminen
• Schnellanlage
• Verknüpfung zu Kunden- & Fahrzeugdaten sowie Auftragsdaten

Der Fahrzeugscheinscanner ermöglicht eine schnelle Neuanlage eines Fahrzeuges über das Einlesen eines Fahrzeugscheins. Die automatische Bildererkennung gibt die Daten mit sehr hoher Genauigkeit als Eintrag in die Kunden- und Fahrzeugdaten wieder.
Der Fahrzeugscheinscanner erleichtert die Anlage eines neuen Kunden deutlich.
Die Bildaufnahme kann über eine angeschlossene Kamera der einen Datenträger (Festplatte) erfolgen.

Leistungsumfang Fahrzeugscheinscanner:

• Übernahme der Fahrzeugscheindaten in die Anlage von Kunden/Fahrzeugen
• Einlesen des Fahrzeugscheins über Kamerabild oder Bilddatei von einem Datenträger

Bestellungen erfolgen in der Werkstatt über Schnittstellen. Durch den automatischen Fluss von Daten in Aufträge und Angebot verbessert sich die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Arbeitsprozesse. Für die Freischaltung der Schnittstelle wird ein Username und ein Passwort hinterlegt. Unabhängig davon muss bei den meisten Schnittstellen auch eine Freischaltung bei dem Anbieter erfolgen.
Schnittstellen können je nach Einstellung wahlweise auch ausgeblendet werden.

Leistungsumfang Schnittstellenpaket:

• Absprung in angebundene Partnersysteme (z.B. e-shops, Katalog- und Bestellsysteme des Großhandels, etc.) inklusive Übergabe von Logindaten (Abhängig vom Zielsystem)
• Übergabe der Kunden-/ Fahrzeugdaten des Auftrags an das über die Schnittstelle angebundene System (Zielsystemabhängigkeit)
• Warenkorb wird aus dem angesprochenen Katalogsystem übernommen
• Daten aus dem Zielsystem werden je nach Verfügbarkeit im Angebot/ Auftrag dargestellt (Arbeitswerte, Preise, Texte, etc.)

Die Funktionalität ist stark abhängig vom Leistungsumfang der Schnittstelle des Partners. Für die Entwicklung einer Anbindung ist zwingend eine aussagekräftige Dokumentation des Partners notwendig.